2 PRINCIPES GÉNÉRAUX
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- Un employé de la VPSA ne peut consulter ou utiliser des renseignements contenus dans le dossier d'une personne accidentée que pour l'accomplissement des tâches nécessaires à l'exercice de ses fonctions.
Toute autre consultation ou utilisation, incluant celles à des fins personnelles est interdite. Par exemple, il est interdit de consulter un dossier par curiosité (une connaissance, une personnalité publique, une personne identifiée dans les médias, etc.)
- Tout employé de la V.P.S.A. est tenu à la discrétion au sujet des infonnations dont il a connaissance dans l'exercice de ses fonctions. De plus, il ne peut sciemment donner accès à des renseignements ou à des documents dont la communication est interdite, sous peine de commettre une infraction et de se voir imposer des sanctions disciplinaires. Par exemple, il est interdit de divulguer des renseignements contenus dans le dossier d'une connaissance personnelle qui s'informe auprès de vous du traitement de sa réclamation. Seules les personnes autorisées à intervenir dans ce dossier peuvent lui communiquer de tels renseignements.
- Les agents d'indemnisation ou les réviseurs doivent faciliter la communication de l'information accessible auprès de la victime, de son représentant autorisé (tuteur, mandataire, avocat, etc.) ainsi qu'auprès d'une personne ayant reçu une autorisation écrite de la victime l'autorisant à obtenir des renseignements personnels. Dans le cas d'un avocat, il faut que sa requête identifie clairement qu'il représente la victime.
L'agent d'indemnisation peut faire préciser la demande dans le but d'épurer le dossier pour ne faire parvenir que les renseignements dont la personne a besoin.
- La victime qui désire obtenir copie intégrale de son dossier doit en faire la demande par écrit.
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- L'agent s'assure d'obtenir une autorisation écrite de la victime ou de son représentant avant de faire parvenir copie d'un renseignement personnel à un tiers.
- En cas de doute sur la communication des renseignements demandés, l'employé doit consulter son supérieur immédiat ou les personnes-ressources visées à la section 8, le cas échéant.